中小企業が押さえるべき電子帳簿保存法の対応方法と実務ポイント｜中小企業の体制構築

電子帳簿保存法とは？中小企業にも関係あるの？

電子帳簿保存法は、帳簿や請求書などの書類を電子データで保存するルールを定めた法律です。「うちは小さな会社だから関係ない」と思うかもしれませんが、法人・個人を問わず、すべての事業者が対象です。

特に2024年1月からは、電子取引データを電子のまま保存することが義務化されました。

中小企業の日常を考えると、取引先からメールで届く請求書、クラウドサインなどの電子契約データ、各種SaaS・クラウドサービスの利用明細、Amazonや楽天で購入した備品の領収書など、電子取引は想像以上に多いはずです。

区分	内容	対応義務	中小企業での具体例
電子帳簿等保存	会計ソフトで作った帳簿	任意	freeeやマネーフォワードの仕訳データ
スキャナ保存	紙の領収書をスキャン	任意	仕入先から届く紙の請求書・納品書
電子取引データ保存	メール等の請求書	義務	取引先からのメール請求書、EDI取引データ

義務なのは3番目の「電子取引データ保存」だけですが、中小企業では1番目と2番目にも積極的に取り組む価値があります。特にスキャナ保存は、紙の証憑が多い会社ほど保管コスト削減と検索性向上の効果が大きく、経理業務の効率化に直結します。

検索機能の確保が免除されます。やるべきことはシンプルで、電子取引データを改ざんできない状態で保存し、税務調査時にダウンロードの求めに応じられるようにしておけば問題ありません。

多くの中小企業はこちらに該当するでしょう。検索機能の確保が求められます。具体的には、日付・金額・取引先の3つの項目で検索できる状態を整える必要があります。

対応方法は大きく2つです。

どちらを選ぶかは会社の規模やIT環境に応じて判断しますが、取引量が多い会社は1の方が運用負荷が低く現実的です。

自社が発行する電子請求書や電子領収書も保存対象です。見落としやすいので注意してください。

法人は原則7年間（欠損金の繰越控除を利用する場合は10年間）。保存期間中は検索・閲覧できる状態を維持する必要があります。

中小企業が電子帳簿保存法に対応するうえで、まず取り組むべきは事務処理規程（社内規程）の策定です。

規程に盛り込む主な項目は以下のとおりです。

国税庁のホームページにサンプルが公開されています。自社の実態に合わせてカスタマイズし、社内で共有・周知することが重要です。

規程を作っても、実際に運用する経理担当者が理解していなければ意味がありません。

経理が属人化している会社ほど、ルールの明文化と共有が重要です。電子帳簿保存法への対応を機に、経理業務全体の標準化を進めるのも有効なアプローチです。

freee、マネーフォワード、弥生オンラインなどのクラウド会計ソフトを利用していれば、電子帳簿等保存とスキャナ保存の要件は概ねクリアできます。電子取引データの保存機能も備わっているソフトが増えており、追加コストなしで対応できるケースも多いです。

ただし、会計ソフトに取り込まれない電子取引データ（例えばチャットツール上の取引連絡や、直接メールで受け取る請求書PDF）は別途保存ルールを決める必要があります。「会計ソフトに入っているから大丈夫」と油断せず、全ての電子取引データが漏れなく保存されているか確認してください。

当事務所では、中小企業の経理体制構築の一環として、電子帳簿保存法の対応チェック、社内規程の策定支援、会計ソフトの初期設定サポートを行っています。自社の売上規模や取引形態に合った対応方針を一緒に整理しませんか。お気軽にご相談ください。