はじめてでも迷わない中小企業の帳簿のつけ方ガイド｜3ステップで経理体制を整える

帳簿をつける義務はすべての法人にある

「うちは小さい会社だし、税理士に丸投げしているから帳簿は大丈夫」と思っていないでしょうか。法人である以上、会社法と法人税法の両方で帳簿の作成・保存義務があります。規模の大小は関係ありません。

帳簿をきちんとつけておくと、法人税申告がスムーズになるだけでなく、毎月の利益を把握できるので「今月は外注費を使いすぎたかな」「人件費率が上がっているな」といった経営判断にも役立ちます。逆に言えば、帳簿が不正確なまま放置していると、月次決算が遅れ、経営判断がすべて後手に回ります。

中小企業の帳簿づけ3ステップ

帳簿と聞くと難しそうですが、やることは大きく3つだけです。

ステップ1：売上を正確に記録する——請求書発行から入金消込まで

中小企業では掛け取引が中心です。商品を納品したりサービスを提供したら、請求書を発行し、売掛金として計上します。そして入金があったら売掛金を消し込む。この「発行→計上→消込」の流れを毎日・毎週の業務に組み込むことがポイントです。

ありがちな問題は、請求書の発行が遅れて売上計上のタイミングがずれることです。月末締めの請求書は翌月5営業日以内に発行するルールを決めておくと、月次決算のスピードが格段に上がります。

入金消込は銀行口座のAPI連携を使えば自動化できます。手作業で通帳と請求書を突き合わせる手間がなくなり、消込漏れも防げます。

ステップ2：経費の証憑を整理する

支払いが発生したら、請求書や領収書を月ごとに整理して保管します。2024年1月からは電子取引データの電子保存が義務化されているため、メールで受け取ったPDFはそのまま電子保存が必要です。

中小企業で多い経費の仕訳例はこちらです。

ステップ3：会計ソフトに入力する

手書きの帳簿やExcel管理でも法的には問題ありませんが、転記ミスや計算ミスが起きやすく、月次決算が遅れる原因になります。クラウド会計ソフトを導入すれば、銀行口座やクレジットカードとの連携で入力作業を大幅に削減でき、経理担当者の負担が軽くなります。

主なクラウド会計ソフトの比較はこちらです。

当事務所ではマネーフォワード クラウド会計をおすすめしています。

帳簿・証憑の保存期間に注意

法人の帳簿・書類の保存期間は以下のとおりです。

• 帳簿（仕訳帳・総勘定元帳等） — 7年間
• 請求書・領収書・契約書等 — 7年間
• 欠損金が生じた事業年度の帳簿・書類 — 10年間

保存期間の起算日は、確定申告書の提出期限の翌日です。欠損金の繰越控除を活用する可能性がある場合は、10年保存を前提にしておくと安心です。

月次決算を早く締めるメリット

帳簿を正確につけることは、月次決算を早期に締めるための土台です。日々の記帳が追いついていれば、月初から決算作業にすぐ取りかかれます。月次決算が早いと、以下のメリットがあります。

• 経営判断がタイムリーになる — 翌月10日で数字が確定すれば、広告費の追加や人員配置の見直しをすぐに検討できる
• 金融機関からの信頼が上がる — 融資審査で試算表を即座に提出できる企業は評価が高い
• 年次決算の負担が軽くなる — 月次が正確なら期末は12ヶ月分の積み上げにすぎない
• 属人化リスクが下がる — 帳簿づけの手順やルールが明文化されていれば、担当者が交代しても引き継ぎがスムーズ

当事務所のサポート

「帳簿のつけ方がこれで合っているか不安」「会計ソフトの初期設定を手伝ってほしい」「経理担当者が一人しかいなくて体制に不安がある」——そんな中小企業の経営者・経理担当者の方を、当事務所はサポートしています。自計化の仕組みづくりから月次決算の早期化まで、まずはお気軽にご相談ください。